El periodo de implementación deberá indicar en un cronograma las fases de implementación y los momentos en los que se informará, mediante un reporte escrito, a la alta dirección acerca de los avances en la implementación. Es de suma importancia que el equipo involucrado conozca los resultados de los indicadores.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Indicadores relevantes del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
c) Problemáticas a enfrentar: dificultades internas y externas
Entre las problemáticas a enfrentar en la implementación de buenas prácticas se encuentran, entre otras, la situación de la resistencia al cambio, falta de información o presupuesto insuficiente. En cualquier caso, el líder del proyecto, una vez identificadas las dificultades y problemáticas deberá establecer una estrategia que le permita dirimirlas y encausar las acciones para el logro de los objetivos de la implementación. Notificará a la alta dirección mediante un reporte de las problemáticas y dificultades presentadas, así como las acciones a implementar o en su caso las estrategias que utilizó para dirimirlas.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará: Reporte de “Problemáticas a enfrentar: dificultades internas y externas”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
d) Procesos y áreas funcionales impactadas
La alta dirección definirá el área en la que recaerá la responsabilidad de la implementación de la buena práctica identificada, a partir de esa decisión se podrá analizar el proceso o procesos a implementar, así como sus procedimientos. El administrador del proyecto emitirá un listado de las áreas de la estructura organizacional que intervienen.
Al respecto se emitirá la estrategia de vinculación con estas áreas, la cual deberá incluir una reunión para la presentación del proyecto y remitir a cada uno un resumen ejecutivo del proyecto mismo que deberá incluir la información necesaria para el desarrollo de las actividades. El administrador del proyecto elaborará minutas de las reuniones las cuales deberán firmar los asistentes y asegurar copia a todos los involucrados.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Procesos y áreas funcionales impactadas con la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
e) Normatividad y referentes legales que sean aplicables
El titular del área responsable solicitará al área legal o bien a uno de los integrantes de su equipo una investigación de las normas internas y en general de la legislación a la que está sujeta la institución y los servidores públicos a fin de realizar un análisis referente al cumplimiento o incumplimiento de la normatividad.
Se deberá emitir un informe en el que se enliste toda la normatividad revisada debiendo incluir la opinión al respecto, es decir, enunciar si de la revisión realizada no hay ninguna contraposición legal o si existiera cual sería la solución.
En caso de ser una norma interna solicitar a la alta dirección el visto bueno para preparar la solicitud de cambio o bien se defina la estrategia a seguir.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Normatividad y referentes legales que son aplicables en la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
f) Descripción del contexto situacional (institucional, estatal y/o nacional)
El administrador del proyecto presentará al líder del proyecto una descripción por escrito del contexto situacional institucional y nacional en el que se implementará el proyecto. Es importante separar en subtítulos al menos los dos ámbitos.
El documento debe considerar los contextos actuales social, económico, cultural, organizacional, presupuestal a fin de que se consideren todos los elementos que pudieran incidir en el cumplimiento de los objetivos.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Descripción del contexto situacional en la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
g) Identificación de los aliados internos
El líder del proyecto, en reunión de trabajo con su equipo, realizará un análisis de toda la estructura organizacional para identificar los aliados internos explicando en cada caso porque se consideran así, se deberá definir en cual parte del proceso se involucran y detallar el esquema de su participación, es decir detalles de informes o reportes que deban emitir y sus tiempos.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Aliados internos en la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
h) Esquema de acercamiento con aliados externos
El administrador del proyecto, con la anuencia del líder proyecto, convocará a reunión de trabajo a los aliados externos identificados a fin de generar un acercamiento para explicar los objetivos, la importancia de su colaboración y la presentación del proyecto.
Posterior a la reunión se deberá notificar por escrito, de su involucramiento. Se debe marcar copia a la alta dirección e integrar un expediente al respecto, no olvidar emitir de cada reunión una minuta de trabajo que incluya los acuerdos y compromisos asumidos.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Vinculación con aliados externos en la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
i) Principales dificultades entre los aliados
Las posibles dificultades que se presenten entre los aliados internos, externos o entre internos y externos las deberá tratar de solucionar el líder del proyecto, cuidando siempre el cumplimiento de los objetivos del proyecto y de la institución.
En todos los casos el líder del proyecto deberá informar a la alta dirección, este presentará un informe detallado de las acciones emprendidas y en caso de así considerarlo se integrará una propuesta de solución para dirimirlas siempre cuidando lograr cumplir los objetivos del proyecto.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Relaciones entre aliados en la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
j) Determinación del perfil para el líder del proyecto
El perfil debe corresponder a la naturaleza del proyecto que se pretende implementar, preferentemente con experiencia en el desarrollo de proyectos. La alta dirección definirá quien será el líder del proyecto a implementar, se debe considerar la totalidad del personal a su mando y en caso de no encontrarse dentro de su equipo a un integrante con el perfil adecuado se deberá solicitar al área de recursos humanos la búsqueda de personal para entrevistar y contratar en su caso.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Perfil de líder del proyecto en la implementación”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
k) Asignación del administrador del proyecto
La alta dirección con el apoyo del líder del proyecto definirá quien será el administrador del proyecto, el administrador es quien coordina la documentación de toda la implementación, da seguimiento al cronograma y emite alertas al líder de posibles incumplimientos. Al igual que con el líder, en caso de no encontrarse dentro de su equipo a un integrante con el perfil adecuado se deberá solicitar al área de recursos humanos la búsqueda de personal para entrevistar y contratar en su caso.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Perfil de administrador del proyecto en la implementación”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
l) Etapas de implantación de la práctica
El líder del proyecto con el apoyo del administrador del proyecto definirá una propuesta de etapas de implementación misma que deberá plasmarse en un cronograma a fin de presentar para autorización a la alta dirección, este documento deberá contener la firma de elaboró, revisó y autorizó.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Cronograma de la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
m) Equipos de trabajo involucrados
Cada etapa de implementación deberá definir el responsable e integrantes de los equipos de trabajo que participarán, se deberá definir el esquema de comunicación entre los equipos y notificarles por escrito la estrategia.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Equipos de trabajo que participan de la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
n) Coordinación y comunicación entre áreas
“Una buena comunicación entre el público interno, no solo mejora la relación entre ellos, sino que también se ve reflejada en la aceptación del público externo”. Peralta & Rodríguez (2016)
El líder del proyecto, con el apoyo del administrador, deberá programar reuniones ordinarias, dependiendo el periodo del proyecto, se deberá tener una reunión semanal al menos, para dar seguimiento a la implementación, así mismo se deberá establecer que podría presentarse la necesidad de reuniones extraordinarias y la importancia de la asistencia de todos. Es importante que se establezca la posibilidad de realizar las reuniones mediante video conferencia o por teléfono.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará estrategia: “Coordinación y comunicación entre áreas en la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
o) Tecnologías utilizadas
En la implementación de la buena práctica es fundamental se verifiquen las tecnologías implementadas, así mismo el líder del proyecto deberá analizar la posibilidad de integrar otras nuevas tecnologías al proyecto. En cualquier caso, se deberá emitir un reporte en el que se exponga las tecnologías utilizadas tanto para la implementación como para el desarrollo.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Tecnologías utilizadas en la implementación y desarrollo del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
p) Actividades previas a la implementación
Previo a la implementación, la alta dirección deberá designar un líder del proyecto y al administrador, es importante que en una reunión previa se revisen los documentos disponibles así mismo se emitan las consideraciones generales necesarias para realizar la programación del proyecto.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Actividades a ejecutar previas a la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
q) Resultado esperado en la institución
Es importante mencionar lo que expresa Fariñas, C. (2005), para que se demuestre el resultado esperado de una buena práctica dentro del sector público, deberá tener un impacto demostrable y tangible en la mejora de las condiciones de vida de las personas y ser el resultado conjunto entre los diferentes sectores que actúan y viven en el territorio.
Por ello, el líder del proyecto definirá los indicadores con los que se les dará seguimiento a los resultados esperados, básicamente número de beneficiarios o número de ciudadanos que fueron atendidos, inversión realizada y un informe de resultados de la implementación.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Expectativas de la institución con la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
r) Tiempo total de implementación con resultados tangibles
La alta dirección determinará en la programación de actividades las etapas y tiempos de ejecución requeridos, es importante resaltar la obligatoriedad de realizar una prueba piloto de cada implementación. El tiempo total será el que resulte se sumar los periodos previstos de cada etapa.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Primeros resultados tangibles de la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
s) Impacto actual y futuro en los empleados
El líder del proyecto emitirá previo al inicio de la implementación un informe en el que se describa la expectativa de impacto actual en la institución y servidores públicos, así como en el futuro una vez ya implementado el proyecto.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Impacto en los servidores públicos de la institución con la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
t) Beneficio para la institución y la sociedad
La alta dirección con el apoyo del líder del proyecto describirá cuál es el impacto esperado para la institución comentando los aspectos organizacionales y económicos, debiendo integrar un informe que incluya los indicadores de impacto, así como las metas que se establecieron y los alcances geográficos y de población objetivo.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Beneficios de la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
u) Tipo y número de clientes
La alta dirección determinará, específicamente la población objetivo y metas de la implementación del proyecto, se detallará la estrategia con el líder del proyecto y se darán a conocer a todo el personal involucrado, incluidos los equipos de otras áreas y los aliados externos.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Ciudadanía que se beneficia con la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
v) Factibilidad de transferencia de la experiencia
Previo al inicio de actividades de implementación la alta dirección determinará mediante una opinión basada en los reportes e informes que el líder del proyecto elaboró la factibilidad operacional y presupuestal de la del proyecto.
El producto entregable de este factor a elaborar y presentar se llamará Informe: “Factibilidad de transferencia de la experiencia con la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
Al final de la implementación se integrará un informe en el que se detalle con todas las especificaciones posibles de las acciones realizadas, desde identificación de la buena práctica, los antecedentes, toda la información generada y los documentos previstos en el presente manual.
Aportación personal
Es muy provechoso para las instituciones compartir e implementar buenas prácticas o casos de éxito, porque se generan economías importantes tanto de tiempo como presupuestales, pero lo más valioso es que se pueden brindar servicios de calidad e innovadores a los ciudadanos. La Secretaría de la Función Pública podría encabezar un esfuerzo por tener un “Manual de buenas prácticas gubernamentales” genérico para toda la administración pública federal, y a partir de este, cada institución, realizar las adecuaciones que considere tomando como base su entorno; definitivamente, realizar lo anterior sería ya de por sí una buena práctica.
Existen esfuerzos aislados por rescatar, lo que cada quien considera o encuentra, buenas prácticas, el Banco Mundial y el Banco Interamericano de Desarrollo son ejemplo de estos esfuerzos, sin embargo, se requiere más, idóneamente integrar en un solo espacio toda la información al respecto, las asociaciones de municipios identifican sus casos de éxito, pero al existir al menos tres en el país, posiblemente cada una cuente con un banco de experiencias y que es posible no conozcan o compartan entre sí. Nuevamente la Secretaría de la Función Pública podría ser quien se encargará de realizar esta labor de integrar, organizar y difundir los casos de éxito para poder ser replicados.
Conclusión
Elaborar y tener accesibilidad a un manual de esta índole debería ser una obligación institucional, inclusive implementar un área que se dedique exclusivamente a buscar, identificar, localizar las buenas o mejores prácticas, tendría un impacto importante en los servicios y productos que se brindan a la ciudadanía.
La elaboración del “Manual de buenas prácticas gubernamentales” para la Coordinación Nacional de Becas para el Bienestar Benito Juárez, permitirá a la institución contar con un referente para esta actividad, también conocida como benchmarking mismo que es muy recurrido en la actualidad y que gracias al internet es mucho más sencillo localizar y evaluar una posible implementación en otras latitudes.
La propuesta del manual, si bien se enfoca más a la “importación” de buenas prácticas también puede ser considerado como una guía que permita documentar las mejores prácticas generadas al interior de la institución. De primera impresión pareciera innecesario documentar cada uno de los 22 factores previstos, sin embargo, en cualquiera de los casos, ya sea traer o compartir una experiencia es muy conveniente el contar con una carpeta que contenga toda la información, a veces pareciera obvio alguno de los contenidos, pero ante la diversidad de experiencias e interpretaciones que cada persona le puede dar es necesario establecerlo por escrito.
El manual se podría enriquecer con un apartado inicial que permita al emprendedor contar con algunos elementos o criterios para la búsqueda de productos, servicios o procesos que puedan ser considerados buenas prácticas y que establezca los criterios, aunque sea generales, para acercarse y solicitar información, así como algunos consejos de cómo buscarlos.
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La elaboración del manual tuvo apego a la estructura de los 22 factores del modelo ORL, sin embargo, para una mejor aplicación podrían organizarse y agruparse en subtemas que desde un índice se pueda interpretar un orden, es decir, primero qué elementos se requieren identificar de la buena práctica para una mejor interpretación, objetivos, alcance, procesos, metodología, seguimiento. Un segundo apartado de elementos a considerar o evaluar para su implementación y un tercer apartado en el que se incluyan las consideraciones para su implementación.
Referencias
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