El periodo de implementación deberá indicar en un
cronograma las fases de implementación y los momentos en los que se
informará, mediante un reporte escrito, a la alta dirección acerca de los
avances en la implementación. Es de suma importancia que el equipo
involucrado conozca los resultados de los indicadores.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Indicadores
relevantes del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica
compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
c)
Problemáticas
a enfrentar: dificultades internas y externas
Entre las problemáticas a enfrentar en la
implementación de buenas prácticas se encuentran, entre otras, la situación
de la resistencia al cambio, falta de información o presupuesto insuficiente.
En cualquier caso, el líder del proyecto, una vez identificadas las
dificultades y problemáticas deberá establecer una estrategia que le permita
dirimirlas y encausar las acciones para el logro de los objetivos de la
implementación. Notificará a la alta dirección mediante un reporte de las
problemáticas y dificultades presentadas, así como las acciones a implementar
o en su caso las estrategias que utilizó para dirimirlas.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará: Reporte de “Problemáticas a enfrentar: dificultades
internas y externas”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida
y enterar por escrito a la alta dirección.
d)
Procesos y
áreas funcionales impactadas
La alta dirección definirá el área en la que recaerá
la responsabilidad de la implementación de la buena práctica identificada, a
partir de esa decisión se podrá analizar el proceso o procesos a implementar,
así como sus procedimientos. El administrador del proyecto emitirá un listado
de las áreas de la estructura organizacional que intervienen.
Al respecto se emitirá la estrategia de vinculación
con estas áreas, la cual deberá incluir una reunión para la presentación del
proyecto y remitir a cada uno un resumen ejecutivo del proyecto mismo que
deberá incluir la información necesaria para el desarrollo de las
actividades. El administrador del proyecto elaborará minutas de las reuniones
las cuales deberán firmar los asistentes y asegurar copia a todos los
involucrados.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Procesos
y áreas funcionales impactadas con la implementación del proyecto”. Se
deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a
la alta dirección.
e)
Normatividad y
referentes legales que sean aplicables
El titular del área responsable solicitará al área
legal o bien a uno de los integrantes de su equipo una investigación de las
normas internas y en general de la legislación a la que está sujeta la
institución y los servidores públicos a fin de realizar un análisis referente
al cumplimiento o incumplimiento de la normatividad.
Se deberá emitir un informe en el que se enliste
toda la normatividad revisada debiendo incluir la opinión al respecto, es
decir, enunciar si de la revisión realizada no hay ninguna contraposición
legal o si existiera cual sería la solución.
En caso de ser una norma interna solicitar a la alta
dirección el visto bueno para preparar la solicitud de cambio o bien se
defina la estrategia a seguir.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Normatividad y referentes legales que son
aplicables en la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la
carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
f)
Descripción
del contexto situacional (institucional, estatal y/o nacional)
El administrador del proyecto presentará al líder
del proyecto una descripción por escrito del contexto situacional
institucional y nacional en el que se implementará el proyecto. Es importante
separar en subtítulos al menos los dos ámbitos.
El documento debe considerar los contextos actuales
social, económico, cultural, organizacional, presupuestal a fin de que se consideren
todos los elementos que pudieran incidir en el cumplimiento de los objetivos.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Descripción
del contexto situacional en la implementación del proyecto”. Se deberá integrar
a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta
dirección.
g)
Identificación
de los aliados internos
El líder del proyecto, en reunión de trabajo con su
equipo, realizará un análisis de toda la estructura organizacional para identificar
los aliados internos explicando en cada caso porque se consideran así, se
deberá definir en cual parte del proceso se involucran y detallar el esquema
de su participación, es decir detalles de informes o reportes que deban
emitir y sus tiempos.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Aliados
internos en la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la
carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
h)
Esquema de
acercamiento con aliados externos
El administrador del proyecto, con la anuencia del
líder proyecto, convocará a reunión de trabajo a los aliados externos
identificados a fin de generar un acercamiento para explicar los objetivos,
la importancia de su colaboración y la presentación del proyecto.
Posterior a la reunión se deberá notificar por
escrito, de su involucramiento. Se debe marcar copia a la alta dirección e
integrar un expediente al respecto, no olvidar emitir de cada reunión una
minuta de trabajo que incluya los acuerdos y compromisos asumidos.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Vinculación
con aliados externos en la implementación del proyecto”. Se deberá
integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta
dirección.
i)
Principales
dificultades entre los aliados
Las posibles dificultades que se presenten entre los
aliados internos, externos o entre internos y externos las deberá tratar de
solucionar el líder del proyecto, cuidando siempre el cumplimiento de los
objetivos del proyecto y de la institución.
En todos los casos el líder del proyecto deberá
informar a la alta dirección, este presentará un informe detallado de las
acciones emprendidas y en caso de así considerarlo se integrará una propuesta
de solución para dirimirlas siempre cuidando lograr cumplir los objetivos del
proyecto.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Relaciones
entre aliados en la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la
carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
j)
Determinación
del perfil para el líder del proyecto
El perfil debe corresponder a la naturaleza del
proyecto que se pretende implementar, preferentemente con experiencia en el
desarrollo de proyectos. La alta dirección definirá quien será el líder del
proyecto a implementar, se debe considerar la totalidad del personal a su
mando y en caso de no encontrarse dentro de su equipo a un integrante con el
perfil adecuado se deberá solicitar al área de recursos humanos la búsqueda
de personal para entrevistar y contratar en su caso.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Perfil
de líder del proyecto en la implementación”. Se deberá integrar a la
carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
k)
Asignación del
administrador del proyecto
La alta dirección con el apoyo del líder del
proyecto definirá quien será el administrador del proyecto, el administrador
es quien coordina la documentación de toda la implementación, da seguimiento
al cronograma y emite alertas al líder de posibles incumplimientos. Al igual
que con el líder, en caso de no encontrarse dentro de su equipo a un
integrante con el perfil adecuado se deberá solicitar al área de recursos
humanos la búsqueda de personal para entrevistar y contratar en su caso.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Perfil
de administrador del proyecto en la implementación”. Se deberá integrar a
la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
l)
Etapas de
implantación de la práctica
El líder del proyecto con el apoyo del administrador
del proyecto definirá una propuesta de etapas de implementación misma que
deberá plasmarse en un cronograma a fin de presentar para autorización a la
alta dirección, este documento deberá contener la firma de elaboró, revisó y
autorizó.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Cronograma
de la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta
electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
m)
Equipos de
trabajo involucrados
Cada etapa de implementación deberá definir el
responsable e integrantes de los equipos de trabajo que participarán, se
deberá definir el esquema de comunicación entre los equipos y notificarles
por escrito la estrategia.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Equipos
de trabajo que participan de la implementación del proyecto”. Se deberá
integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta
dirección.
n)
Coordinación y
comunicación entre áreas
“Una buena
comunicación entre el público interno, no solo mejora la relación entre
ellos, sino que también se ve reflejada en la aceptación del público externo”. Peralta & Rodríguez (2016)
El líder del proyecto, con el apoyo del
administrador, deberá programar reuniones ordinarias, dependiendo el periodo
del proyecto, se deberá tener una reunión semanal al menos, para dar
seguimiento a la implementación, así mismo se deberá establecer que podría
presentarse la necesidad de reuniones extraordinarias y la importancia de la
asistencia de todos. Es importante que se establezca la posibilidad de
realizar las reuniones mediante video conferencia o por teléfono.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará estrategia: “Coordinación
y comunicación entre áreas en la implementación del proyecto”. Se deberá
integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta
dirección.
o) Tecnologías utilizadas
En la implementación de la buena práctica es
fundamental se verifiquen las tecnologías implementadas, así mismo el líder
del proyecto deberá analizar la posibilidad de integrar otras nuevas
tecnologías al proyecto. En cualquier caso, se deberá emitir un reporte en el
que se exponga las tecnologías utilizadas tanto para la implementación como
para el desarrollo.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Tecnologías
utilizadas en la implementación y desarrollo del proyecto”. Se deberá
integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta
dirección.
p)
Actividades
previas a la implementación
Previo a la implementación, la alta dirección deberá
designar un líder del proyecto y al administrador, es importante que en una
reunión previa se revisen los documentos disponibles así mismo se emitan las
consideraciones generales necesarias para realizar la programación del
proyecto.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe:
“Actividades a ejecutar previas a la implementación del proyecto”. Se
deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a
la alta dirección.
q)
Resultado
esperado en la institución
Es importante mencionar lo que expresa Fariñas, C.
(2005), para que se demuestre el resultado esperado de una buena práctica
dentro del sector público, deberá tener un impacto demostrable y tangible en
la mejora de las condiciones de vida de las personas y ser el resultado
conjunto entre los diferentes sectores que actúan y viven en el territorio.
Por ello, el líder del proyecto definirá los
indicadores con los que se les dará seguimiento a los resultados esperados,
básicamente número de beneficiarios o número de ciudadanos que fueron
atendidos, inversión realizada y un informe de resultados de la
implementación.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Expectativas
de la institución con la implementación del proyecto”. Se deberá integrar
a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta
dirección.
r)
Tiempo total de
implementación con resultados tangibles
La alta dirección determinará en la programación de
actividades las etapas y tiempos de ejecución requeridos, es importante
resaltar la obligatoriedad de realizar una prueba piloto de cada
implementación. El tiempo total será el que resulte se sumar los periodos
previstos de cada etapa.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Primeros resultados tangibles de la
implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta electrónica
compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
s)
Impacto actual
y futuro en los empleados
El líder del proyecto emitirá previo al inicio de la
implementación un informe en el que se describa la expectativa de impacto
actual en la institución y servidores públicos, así como en el futuro una vez
ya implementado el proyecto.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Impacto
en los servidores públicos de la institución con la implementación del proyecto”.
Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito
a la alta dirección.
t)
Beneficio para
la institución y la sociedad
La alta dirección con el apoyo del líder del
proyecto describirá cuál es el impacto esperado para la institución
comentando los aspectos organizacionales y económicos, debiendo integrar un
informe que incluya los indicadores de impacto, así como las metas que se
establecieron y los alcances geográficos y de población objetivo.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Beneficios
de la implementación del proyecto”. Se deberá integrar a la carpeta
electrónica compartida y enterar por escrito a la alta dirección.
u)
Tipo y número
de clientes
La alta dirección determinará, específicamente la
población objetivo y metas de la implementación del proyecto, se detallará la
estrategia con el líder del proyecto y se darán a conocer a todo el personal
involucrado, incluidos los equipos de otras áreas y los aliados externos.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Ciudadanía
que se beneficia con la implementación del proyecto”. Se deberá integrar
a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito a la alta
dirección.
v)
Factibilidad
de transferencia de la experiencia
Previo al inicio de actividades de implementación la
alta dirección determinará mediante una opinión basada en los reportes e
informes que el líder del proyecto elaboró la factibilidad operacional y
presupuestal de la del proyecto.
El producto entregable de este factor a elaborar y
presentar se llamará Informe: “Factibilidad
de transferencia de la experiencia con la implementación del proyecto”.
Se deberá integrar a la carpeta electrónica compartida y enterar por escrito
a la alta dirección.
Al final de la implementación se integrará un
informe en el que se detalle con todas las especificaciones posibles de las
acciones realizadas, desde identificación de la buena práctica, los
antecedentes, toda la información generada y los documentos previstos en el
presente manual.
Aportación personal
Es muy
provechoso para las instituciones compartir e implementar buenas prácticas o
casos de éxito, porque se generan economías importantes tanto de tiempo como
presupuestales, pero lo más valioso es que se pueden brindar servicios de
calidad e innovadores a los ciudadanos. La Secretaría de la Función Pública
podría encabezar un esfuerzo por tener un “Manual
de buenas prácticas gubernamentales” genérico para toda la
administración pública federal, y a partir de este, cada institución,
realizar las adecuaciones que considere tomando como base su entorno;
definitivamente, realizar lo anterior sería ya de por sí una buena práctica.
Existen
esfuerzos aislados por rescatar, lo que cada quien considera o encuentra,
buenas prácticas, el Banco Mundial y el Banco Interamericano de Desarrollo
son ejemplo de estos esfuerzos, sin embargo, se requiere más, idóneamente
integrar en un solo espacio toda la información al respecto, las asociaciones
de municipios identifican sus casos de éxito, pero al existir al menos tres en
el país, posiblemente cada una cuente con un banco de experiencias y que es
posible no conozcan o compartan entre sí. Nuevamente la Secretaría de la
Función Pública podría ser quien se encargará de realizar esta labor de
integrar, organizar y difundir los casos de éxito para poder ser replicados.
Conclusión
Elaborar y tener
accesibilidad a un manual de esta índole debería ser una obligación
institucional, inclusive implementar un área que se dedique exclusivamente a
buscar, identificar, localizar las buenas o mejores prácticas, tendría un
impacto importante en los servicios y productos que se brindan a la
ciudadanía.
La elaboración
del “Manual de buenas prácticas gubernamentales” para la Coordinación Nacional de Becas para el
Bienestar Benito Juárez, permitirá a la institución contar con un referente
para esta actividad, también conocida como benchmarking mismo que es muy
recurrido en la actualidad y que gracias al internet es mucho más sencillo
localizar y evaluar una posible implementación en otras latitudes.
La propuesta del
manual, si bien se enfoca más a la “importación” de buenas prácticas también
puede ser considerado como una guía que permita documentar las mejores
prácticas generadas al interior de la institución. De primera impresión
pareciera innecesario documentar cada uno de los 22 factores previstos, sin
embargo, en cualquiera de los casos, ya sea traer o compartir una experiencia
es muy conveniente el contar con una carpeta que contenga toda la
información, a veces pareciera obvio alguno de los contenidos, pero ante la
diversidad de experiencias e interpretaciones que cada persona le puede dar
es necesario establecerlo por escrito.
El manual se
podría enriquecer con un apartado inicial que permita al emprendedor contar
con algunos elementos o criterios para la búsqueda de productos, servicios o procesos
que puedan ser considerados buenas prácticas y que establezca los criterios,
aunque sea generales, para acercarse y solicitar información, así como
algunos consejos de cómo buscarlos.
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La elaboración del manual tuvo apego a la
estructura de los 22 factores del modelo ORL, sin embargo, para una mejor
aplicación podrían organizarse y agruparse en subtemas que desde un índice se
pueda interpretar un orden, es decir, primero qué elementos se requieren
identificar de la buena práctica para una mejor interpretación, objetivos,
alcance, procesos, metodología, seguimiento. Un segundo apartado de elementos a
considerar o evaluar para su implementación y un tercer apartado en el que se
incluyan las consideraciones para su implementación.
Referencias
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